De las hojas de cálculo de los viernes al autoservicio

Antes de implementar Parso, la gestión de espacios en BCT dependía por completo de procesos manuales, lo que demandaba una inversión considerable de tiempo y limitaba la eficiencia operativa. Los estacionamientos se asignaban mediante hojas de Excel: los colaboradores enviaban sus solicitudes por correo electrónico en un día específico de la semana, y cada viernes una persona dedicaba aproximadamente 4 horas a asignar los espacios y generar el reporte semanal para la operación. Las salas de reuniones se coordinaban a través de recepción, con correo electrónico y calendarios compartidos, sin un sistema centralizado que permitiera visualizar la disponibilidad en tiempo real. Y no existía ningún mecanismo para reservar puestos de trabajo, lo que dificultaba avanzar hacia esquemas de trabajo flexibles.

Más allá del tiempo invertido, el modelo generaba costos operativos poco visibles: riesgo de asignaciones duplicadas, escasa trazabilidad sobre la utilización real de los espacios y una alta dependencia de personas específicas para mantener el proceso en funcionamiento — la ausencia de quien administraba las reservas podía afectar el servicio brindado a los colaboradores. Era un proceso que había funcionado durante años por hábito, pero que ya no respondía a las necesidades de una organización que buscaba mayor agilidad, autonomía para sus colaboradores y datos confiables para la toma de decisiones.