Das planilhas de sexta-feira ao autoatendimento

Antes de implementar a Parso, a gestão de espaços na BCT dependia inteiramente de processos manuais, o que exigia um investimento considerável de tempo e limitava a eficiência operacional. As vagas de estacionamento eram atribuídas por meio de planilhas do Excel: os colaboradores enviavam suas solicitações por e-mail em um dia específico da semana, e toda sexta-feira uma pessoa dedicava cerca de quatro horas a atribuir os espaços e gerar o relatório semanal da operação. As salas de reunião eram coordenadas pela recepção, com e-mail e agendas compartilhadas, sem um sistema centralizado que permitisse visualizar a disponibilidade em tempo real. E não havia nenhum mecanismo para reservar mesas de trabalho, o que dificultava avançar para modelos de trabalho flexíveis.

Além do tempo investido, o modelo gerava custos operacionais pouco visíveis: risco de atribuições duplicadas, pouca rastreabilidade sobre a utilização real dos espaços e uma forte dependência de pessoas específicas para manter o processo funcionando — a ausência de quem administrava as reservas podia afetar o atendimento aos colaboradores. Era um processo que havia funcionado durante anos por hábito, mas que já não respondia às necessidades de uma organização em busca de mais agilidade, autonomia para seus colaboradores e dados confiáveis para a tomada de decisões.